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Pourquoi les entreprises doivent-elles opter pour un logiciel de facturation ?

Depuis de nombreuses années, la facturation est considérée comme l’un des domaines qui touchent toute entreprise. Certains dirigeants ont tendance à gérer ce processus en misant sur les solutions « maison ». Il s’agit notamment de se servir des tableurs ou des facturiers papier. Par contre, d’autres privilégient les logiciels de facturation. Quels sont les avantages d’opter pour ces derniers ? Nous aborderons les précisions dans les lignes à suivre

Centralisation des données clients.

La centralisation des données clients constitue l’un des premiers avantages pour les entreprises de privilégier un logiciel de facturation. Avec ce programme, elles pourront répertorier toute information essentielle du partenaire. Il peut s’agir par exemple de l’adresse, des conditions de tarification, du taux de TVA applicable, des modalités de facturation et bien d’autres. Vous aurez plus d’informations sur cette page web .

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En privilégiant l’utilisation d’un logiciel de facturation bien paramétré, vous pouvez bénéficier d’un programme qui garantit l’unicité des informations. Plus précisément, vous ne serez pas confronté à des apparitions de doublons. Toutefois, il serait plus judicieux de ne pas utiliser à nouveau les informations déjà saisies dans un autre logiciel, comme les programmes de comptabilité ou de gestion commerciale. Cela pourrait créer des confusions difficiles à gérer.

Le respect des règles liées à la facturation

La facturation figure parmi les procédures les plus complexes qui existent. Elle est particulièrement régie par des règles en constante évolution. Le fait de privilégier un logiciel de facturation permet d’être conforme à toute obligation législative et réglementaire en vigueur. À titre illustratif, les entreprises qui privilégient un logiciel de facturation ne seront pas confrontées à certains problèmes tels que : 

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  • L’oubli de la mention des informations obligatoire imposée par les lois et la législation. Cela concerne particulièrement l’identification des entreprises, le taux de TVA, les délais de paiement, les taux de pénalités de retard et autre :
  • Le non-respect des principes de rémunération des factures : il s’agit notamment de l’attribution d’un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue. Cela sera respecté à la lettre sans aucun trou.
  • La suppression des factures a posteriori : le logiciel de facturation vous offre un Corbeille permettant de retrouver les factures supprimées récemment.
  • Le non-classement des factures ;
  • Etc.

Etant donné que les entreprises sont soumises à de lourdes sanctions en cas de non-respect de certaines règles liées à la facturation, il serait plus judicieux de privilégier un logiciel spécifiquement conçu à cet effet.

S’abstenir de certaines erreurs

Les logiciels de facturation sont des programmes informatiques spécifiquement conçus pour automatiser le processus. En privilégiant un d’entre eux dans votre entreprise, le report des données se fera automatiquement ainsi que la quasi-totalité des calculs a réalisé. Tout cela se produit sans qu’il n’y ait aucune intervention humaine. Il s’agit là d’une des bonnes manières permettant de réduire considérablement le risque d’erreur. Par conséquent, les entreprises bénéficieront : 

  • D’un report automatique du taux de TVA applicable à chaque client. Cela varie en fonction des données présentes dans chaque fiche.
  • De l’application automatique des remises consignées dans la fiche client ;
  • De l’insertion automatique de l’adresse de chaque client comme cela était pré-établie sur sa fiche.
  • Du calcul automatique des montants hors taxes en fonction de la quantité vendue. Cela concerne également la TVA et le TTC.

Par conséquent, il faut donc en déduire que les logiciels de facturation atténuent considérablement le risque d’oubli de facturation. Cela est dû au fait que ces programmes ont tendance à conserver les traces de toute opération réalisée. Il peut s’agir par exemple de la présence d’un devis ou de la signature d’un bon de livraison.

Le gain de temps

Le gain de temps est considéré comme l’un des avantages les plus connus d’utiliser un logiciel de facturation. Les entreprises qui privilégient ce programme peuvent gagner un temps précieux dans l’énumération des factures. De plus, les logiciels de facturation sont beaucoup plus créatifs en termes de valeur et de business. Grâce à ceux-ci, les dirigeants gagneront un temps précieux pendant lorsqu’il s’agit de :

  • Créer un modèle de document qui permet d’établir des factures le plus rapides possible ;
  • Transformer les documents dans les plus brefs délais 
  • Envoyer instantanément les éléments par voie dématérialisée. Cela concerne notamment la transmission des factures ou la relance pour le retard du paiement.
  • Déversez automatiquement chaque facture dans le contact correspondant.
  • Etc.

De plus, certains logiciels de facturation possèdent un module spécial de suivi. Grâce à ce dernier, les dirigeants d’entreprises ont la capacité de suivre avec efficacité le recouvrement des créances. Cette fonctionnalité est particulièrement indispensable et permet de bénéficier d’une gestion automatisée.